A chamada de trabalhos é o coração científico de muitos congressos. É por ela que pesquisadores, estudantes e profissionais enviam resumos para apresentar em sessões orais ou de pôster, e é da qualidade desse processo que depende boa parte da reputação do evento. Uma chamada de trabalhos de congresso mal conduzida gera reclamações, recursos e desconfiança; uma bem organizada atrai mais autores a cada edição. O roteiro abaixo cobre as etapas, da redação do edital à divulgação dos resultados.
Passo 1: escrever regras claras de submissão
Tudo começa num documento público, o edital ou as normas de submissão, que precisa responder sem ambiguidade:
- quem pode submeter: exigência de inscrição no evento, número máximo de trabalhos por autor, limite de coautores;
- eixos temáticos: as áreas aceitas, de preferência alinhadas às sessões da programação;
- formato do resumo: número máximo de palavras ou caracteres, estrutura esperada (introdução, objetivo, método, resultados, conclusão), idiomas aceitos, palavras-chave;
- modalidades: apresentação oral, pôster, relato de experiência, e como será feita a distribuição entre elas;
- prazos: abertura, encerramento, divulgação de resultados e envio de versão final ou pôster;
- regras de apresentação: necessidade de ao menos um autor inscrito e presente, tempo de fala, dimensões do pôster.
Um modelo de resumo para download e um exemplo preenchido reduzem muito os erros de formatação.
Passo 2: montar o sistema e a comissão avaliadora
A submissão costuma ser feita por plataforma on-line, que registra data e hora de envio, permite editar até o prazo e distribui os trabalhos para os avaliadores. Mesmo em eventos pequenos, evite receber resumos por e-mail: o controle se perde rapidamente.
A comissão científica deve ter avaliadores suficientes para cada eixo temático. Uma referência prática é que cada resumo seja lido por dois avaliadores, com um terceiro para desempate quando as notas divergirem muito. Convide os avaliadores com antecedência, informe quantos trabalhos cada um receberá e o prazo de devolução.
Passo 3: avaliar às cegas e com critérios definidos
Na avaliação às cegas, o avaliador não sabe quem são os autores nem a instituição de origem. Isso reduz vieses de prestígio e de relação pessoal. Para funcionar, o resumo não pode trazer nomes ou agradecimentos que identifiquem o grupo, e a plataforma deve ocultar os dados de autoria na tela de avaliação.
Os critérios precisam ser os mesmos para todos e conhecidos pelos autores. Um conjunto comum inclui:
- relevância e aderência ao eixo temático;
- clareza do objetivo;
- adequação do método;
- consistência entre resultados e conclusões;
- qualidade da redação.
Uma escala de notas por critério, com espaço para comentário, facilita a comparação e permite devolver aos autores uma justificativa.
Passo 4: prevenir conflito de interesse
O conflito de interesse aparece quando o avaliador tem relação com o trabalho: é orientador, colega de laboratório, coautor em outros projetos ou concorrente direto. Algumas medidas simples:
- pedir que cada avaliador declare instituições e grupos com os quais tem vínculo;
- configurar a plataforma para não enviar trabalhos da mesma instituição do avaliador;
- permitir que o avaliador recuse um trabalho declarando conflito, sem precisar explicar detalhes;
- impedir que membros da comissão avaliem os próprios trabalhos ou os de seus orientandos.
Passo 5: comunicar os resultados
A divulgação deve ocorrer na data prometida. Atrasos geram ansiedade e atrapalham autores que precisam pedir apoio financeiro para viajar. A mensagem de aceite informa a modalidade, a data e o horário da apresentação e as orientações para o pôster ou os slides. A de recusa agradece, informa o motivo em termos gerais e, se possível, inclui os comentários dos avaliadores.
Vale prever um prazo curto para recursos e definir quem os analisa. Depois do evento, os resumos aprovados e apresentados costumam ser reunidos nos anais, publicação que dá registro permanente ao trabalho dos autores.
Perguntas e respostas
- O que é avaliação às cegas?
- É o sistema em que o avaliador não conhece a identidade dos autores do trabalho. Em alguns modelos, o autor também não sabe quem o avaliou. O objetivo é reduzir vieses.
- Quantos avaliadores cada resumo deve ter?
- Dois avaliadores por resumo é uma prática comum, com um terceiro chamado quando as notas divergem muito. Eventos maiores podem adotar três leituras desde o início.
- É obrigatório publicar anais?
- Não, mas é uma prática valorizada por autores e instituições, porque dá registro formal ao trabalho apresentado.